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履歴書は重要書類
ところで、案外よくあるのですが、次の方を面接するときに、前に面接した人の履歴書や、面接記録などが出しっぱなしということはありませんか。

何人も続けて面接するとき、履歴書をデスクに積み重ねたままにしているとか。個人情報がそのようにぞんざいに扱われるのは問題があります。

極端に言えば、お店に存在するさまざまな書類の内、他人から預かった履歴書というのは、最も機密性が高い「重要書類」だという認識を持ってほしいと思います。売り上げレポートとか損益計算書なんかよりも、よほど慎重に扱わなければならないと思います。

当然、誰もが取り出せるような場所に保管すべきではありませんし、本当に、採用するかどうかを真剣に迷って、既存のスタッフさんに相談したい場合であっても、スタッフさん自身が、そういった情報の機密性が高いことを十分承知しているのでなければ避けるべきです。

ましてや、面接が終わるとスタッフさんたちが集まって、勝手に履歴書を見て、

「あ、この人学校○○だ。頭いいんだね~」とか、
「あ、この子、かわいい」

などと言い合ったりしてませんか。著しく不適切な行為です。そんな興味本位の噂話で盛り上がるために、まだ採用してもいない他人の情報をそのように扱うのは、管理者として前提的な何かが狂っていると思います。一応念のため。

また、もし不採用であった場合には、いったん預かった履歴書は郵送で本人に送り返すほうが賢明でしょう。「こちらで破棄します」と言っても、それは相手から見れば口約束に過ぎませんし、実際、きちんと責任を持って破棄しているお店ばかりではありません。

「責任を持って破棄する」とは、

いかなる情報も誰にも漏れないようにする

という意味です。たとえば、何か月もその辺のファイルに閉じておいて、大掃除の時にファイルごと一般ゴミと一緒に出す、というのでは「責任を持って破棄」したことにはならないのです。

以前は、面接者の履歴書は、不採用の場合でも一定期間保管しておくのが通例となっていたと思いますが、現在の通念では、個人情報は、合理的な理由があるにしても、その特定の必要性に限って使用すべきものであるというのが一般的です。そうすると、勤務していないのに履歴書をいつまでも置いておくのはむしろ問題があると私は思います。

知り合いのある店長さんは、一時、履歴書はもらわずに、お店独自のエントリーシートのようなものを作成して、面接する方に記入してもらっていました。すると、たとえば正確な住所は書かずに、通勤するときの最寄り駅だけ書けばよいとか、個人情報は必要最低限に絞ることができます。正式に採用された段階で必要な情報をあらためて取れば事足りるからです。事務が煩雑になるので現在は行っていないようですが、とてもよい方法だと私も思いました。考える余地はありそうです。
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